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Le rétroplanning en design

Juil 5, 2024 | Conseil, Graphisme

Que cela soit à l’approche de longs congés bien mérités, ou pour tout projet qui se respecte, adoptez le rétroplanning pour une communication sereine et sûre !
Concevoir son calendrier en se basant sur sa date limite pour remonter le temps : ce qui peut paraître tout bête demande un peu d’organisation, mais c’est indispensable pour garantir des délais respectés et des échanges apaisés avec tous les collaborateurs. Faisons un petit point sur la question.

La deadline

Le rétroplanning, c’est une planification dès les premiers moments d’un projet. Avant de lever le crayon ou d’empoigner le téléphone, je commence par poser la date finale, celle à laquelle tout doit absolument se terminer — support livré, imprimé, mis en ligne, etc. : l’indépassable deadline.
À partir de celle-ci, je remonte dans le temps : combien de temps prendra la livraison ? L’impression ? La validation finale ? Je revois et comptabilise soigneusement chaque étape, de la conception à la finalisation, faisant ainsi remonter de jour en jour le calendrier en réservant chaque phase.
Le tableur est un atout pratique : place aux plages de couleurs chatoyantes s’étalant sur des jours ou des semaines !

Le plus : je partage mon tableur-calendrier avec tous les intervenants sur le projet. Je peux le calibrer pour que chacun n’y lise que ses propres tâches à accomplir.

Les intervenants

Car là où le rétroplanning est absolument vital, c’est quand le projet implique des collaborateurs : photographe, rédacteur, illustrateur, web designer, programmeur, développeur, imprimeur… Chacun et chacune aura ses propres délais et son emploi du temps personnel à gérer : un cauchemar logistique ! Un tour d’horizon initial s’impose donc pour regrouper les disponibilités de chacun et les prendre en compte dans le planning.

Le plus : la communication, tout au long du projet. Quelqu’un a pris du retard ? Le planning est mis à jour et tout le monde est mis au courant.

Les aléas

Parce que rien ne se passe jamais comme prévu, même avec la meilleure organisation du monde, l’idéal est de se montrer généreux avec les délais prévus. Mieux vaut prendre de l’avance que du retard ! La mise en page devrait prendre trois jours ? Prévoyons-en quatre. L’impression est prévue le 13 au plus tard ? Essayons donc de tout boucler le 12 !

La marge nécessaire dépend de l’efficacité des équipes, de la période de l’année et du niveau d’anxiété tolérable : l’été, il faut prendre en compte les congés estivaux. L’hiver, la saison des fêtes pendant laquelle beaucoup de professionnels sont débordés.

Le rétroplanning parfait se dessinera avec l’expérience et la connaissance des intervenants et du milieu : practice makes perfect !

Exemple

Voici une devinette : à quelle date commencer mon projet de communication ?

  • J’envoie un courrier pour annoncer un événement à la rentrée scolaire ! Ce dernier constitue ma deadline : le 1er septembre.
  • Je vais imprimer et envoyer le courrier par la poste : je compte une semaine pour la gestion des envois et le parcours, et trois jours pour l’impression (avec l’accord de mon imprimeur, consulté notamment au sujet des quantités).
  • C’est ma graphiste préférée qui se chargera de la mise en page. Elle demande quatre jours pour son élaboration, corrections comprises.
  • Un collaborateur rédigera le contenu. Il attend des éléments disponibles à la mi-août.
  • Pour les visuels, un photographe ira faire les clichés le 10 août, les retouchera, et les enverra au maximum 3 jours plus tard…

Alors… Quand est-ce qu’on se lance ?

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