Communiquer avec une newsletter, c’est rapide, efficace et pas cher. Une solution miracle ? Pas si on ne sait pas s’y prendre : voici 8 notions à maîtriser pour créer des campagnes de newsletters performantes et éviter de perdre du temps et de l’argent.

À quoi sert une newsletter ? Elle permet de remplir un ou plusieurs objectifs qu’il faut définir en amont :

• Présenter son actualité
• Annoncer un événement et/ou permettre de s’y inscrire
• Lancer un nouveau produit
• Avertir d’offres promotionnelles.

Régularité

Un courrier hebdomadaire ? Mensuel ? Trimestriel ? Soyez conscient de vos limites — du temps nécessaire pour rédiger et mettre en page les campagnes notamment — et de la quantité de contenu à communiquer. Il y a un équilibre à trouver pour être efficace sans lasser les clients et dépenser tout votre temps et votre énergie dans la rédaction des newsletters.

Le jour et l’heure

Il est important de prendre en compte le moment optimal où envoyer la campagne : elle ne sera pas du tout reçue de la même manière un lundi matin à 9h, un vendredi soir à 18h, ou encore un dimanche à 12h. Adaptez la date d’envoi à votre public et ajustez la en fonction des résultats obtenus sur les campagnes précédentes. Beaucoup d’outils en ligne proposent à présent une option pour optimiser l’envoi des campagnes en choisissant pour vous la date et l’heure.

C’est ainsi que l’on appelle le répertoire des destinataires des campagnes. Elle peut contenir toutes sortes d’informations personnelles — nom, adresse postale, numéro de téléphone, etc. — mais c’est avant tout l’adresse email qui est nécessaire pour pouvoir réaliser les envois. 

Parmi les destinataires, on peut distinguer deux catégories principales.

Les clients

Ils connaissent déjà les services et les produits proposés. L’enjeu est de les fidéliser.

Les prospects

De potentiels clients, à qui il faut faire découvrir les services et produits proposés.

Performance

Partez du principe que le client ne passera pas plus de deux minutes sur une newsletter avant de s’en désintéresser. Le message doit être évident et percutant, adapté au public. La rédaction est un exercice de synthèse !

Le “Call to action”

La newsletter invite son lecteur à agir : cliquer sur un lien, s’inscrire à un événement, prendre contact, acheter un produit… Rédigez votre message dans l’optique de mener le client ou prospect à cliquer sur le gros bouton rouge !

Outils

Les newsletter sont des cousines des sites web et utilisent les mêmes langages, l’HTML et le CSS, comme composants de base. S’il est encore possible de composer et designer un courrier de A à Z avec du code HTML, les néophytes ont à leur disposition des outils accessibles sans connaissances préalables présentant beaucoup d’avantages. En effet, de nombreuses plateformes en ligne (Sendinblue, Mailchimp, Sarbacane…) avec différentes offres et différents “builders” plus ou moins perfectionnés et flexibles.

En savoir plus : Comparatif de 8 logiciels

Structure

Attention, le design doit être responsive (c’est-à-dire s’adapter à la taille des écrans, de l’ordinateur de bureau au smartphone). Les logiciels de design de newsletters proposent cette fonctionnalité par défaut.
Deux éléments se retrouvent dans la grande majorité des newsletters : le header (logo et/ou visuel d’accroche) et le footer (contact, mentions légales). Le corps (“body”) de la newsletter est plus flexible, mais certaines règles d’usage sont à prendre en compte : mettre les éléments les plus importants en premier, hiérarchiser les textes et les visuels pour faire ressortir les informations importantes, etc.

Les logiciels et plateformes comme Sendinblue et Mailchimp offrent des rapports détaillés sur les campagnes : combien de messages sont bien arrivés ? Les destinataires ont-ils cliqué sur les liens ? Dans quel pays les messages ont-il été les plus lus ? Quelle heure est la plus pertinente pour faire les envois ?
Ces informations sont très utiles pour affiner la rédaction, le design et les conditions d’envoi des newsletters.

Récolte des données

L’Europe dispose d’une réglementation très stricte quant à la récolte, le stockage et la diffusion des données personnelles des internautes, le RGPD. Cette excellente protection est contraignante pour ceux qui souhaitent communiquer via des campagnes numériques, car l’enregistrement des emails et noms des prospects et clients est soumise à conditions : elle ne peut se faire sans autorisation.

Désinscription

De même, il est obligatoire de permettre aux destinataires de la newsletter de se désinscrire des listes de diffusion ou de gérer les informations personnelles stockées par le diffuseur. Cela se traduit par la présence de liens à cet effet dans le footer des newsletters.

De façon contre-intuitive, la communication numérique a un impact sur l’environnement au même titre que la communication papier. Deux aspects à garder en tête :

• le matériel informatique (ordinateur, tablettes, smartphones…), soit un coût en matières premières,
• le stockage des messages sur les serveurs, soit un coût énergétique pour faire tourner ces derniers.

On peut agir sur ces points en encourageant l’achat d’appareils reconditionnés, le recyclage des pièces usagées et la suppression systématique des messages lus. Du côté du communiquant, un ciblage efficace permet d’éviter de multiplier les envois inutiles et d’ainsi maintenir un bon niveau de performance tout en limitant l’impact environnemental.